ЗАКАЗЫВАЕМ ОБОРУДОВАНИЕ ИЛИ О ЧЕМ НЕЛЬЗЯ ЗАБЫТЬ В ДОГОВОРЕ

Март 3, 2015
Eventika

Заказывая дополнительное оборудование на мероприятие, вы должны обезопасить себя от ситуации, когда какая-то мелочь в подготовке события была упущена в суете подготовки, и, как следствие, не была принята к исполнению вашими подрядчиками. Поговорим о том, что необходимо отражать в договорах на использование, аренду или прокат шоу-оборудования.  В статье речь пойдет только о перечне необходимой информации, которая должна войти в том или ином объеме в договор.

Договоров на эксплуатацию оборудования возможно себе представить несколько :

1.     договор с принимающей стороной (площадкой)

2.     договор с Артистом о техническом  обеспечении его выступления (вопросы выполнения технического райдера)

3.     договор с подрядчиком (подрядчиками) на техническое обеспечение мероприятия

4.     договор о дополнительном энергообеспечении (заказ генератора). Часто эту функцию берут на себя подрядчики, освобождая вас от ненужных технических проблем.

5.     договор с Клиентом (самый сложный элемент, в нем необходимо отобразить свои «технические» обязательства перед клиентом, предусмотреть решение спорных вопросов, а, в случае с несговорчивым заказчиком, прописать серию предупреждений о возможных последствиях «упрямства» клиента)

Подводные камни договора с площадкой следующие:

Необходимо прописать, что принимающая сторона берет на себя (не берет на себя) энергообеспечение ввозимого вами оборудования в полном объеме (частичном объеме). Прописывайте количество запрашиваемых электрических мощностей. В подсчете их вам помогут ваши прокатчики. Заполняя этот пункт, помните, что если вы занизили ваше энергопотребление и площадка согласилась на обеспечение ваших потребностей, превышение потребления будет попросту выбивать автоматы защиты. Лучше просите с 20 % запасом.

Если на площадке есть свое оборудование, будьте уверены, — вам его будут навязывать. Ваша задача – оценить пригодность (достаточность) имеющегося в наличии оборудования для выполнения ваших обязательств перед артистом и клиентом. Если не в состоянии оценить пригодность комплекта, обратитесь за консультацией к проверенному прокатчику. Особенно внимательно анализируйте предлагаемый комплект, если знаете, что предстоит выполнение сложного технического райдера. Как правило, ресторанное оборудование для этого не годится, не хватает параметров пульта, обработок и т.д. Помните, что настроено это оборудование (с точки зрения частотной характеристики) под выступление тамошней группы, а если это дискотека, то вы очень долго будете искать привычные вам звуки, — все будет настроено под определенный дискотечный стиль. Обязательно требуйте демонстрации работоспособности комплекта. Обратите внимание на стоимость этого комплекта. Часто прокатная стоимость оборудования ниже «впариваемой» вам. Если вас убедили в том, что всего достаточно, — пропишите в договоре перечень предоставляемого оборудования, особенно акцентируйте внимание на обязательном присутствии обслуживающего технического персонала на площадке во время программы (желательно трезвого).

Если вы привозите (довозите) на площадку дополнительное оборудование, — согласуйте в письменном виде (в форме приложений к договору) списки ввозимого оборудования во избежание конфликтной ситуации. Пропишите, что заезд оборудования будет происходить в такое то время, такими то людьми. Пропишите, что прокатчику требуется для подключения (наличие электрика, техника…). Пропишите, через какой вход (центральный или служебный) будет происходить ввоз оборудования. Это поможет избежать конфликта прокатчика с охраной заведения.

Особенно нужно оговорить, что площадка к завозу оборудования будет свободна.

Отдельной графой обозначьте время начала саундчека и его длительность, если не хотите, чтобы ваши прокатчики жаловались, что им не дают настраивать коллективы по причине обеда генерального, параллельного мероприятия в соседнем зале и т.д.

Если вы предполагаете использование внешнего генератора, пропишите, что он устанавливается там то и там то, что под него должно быть зарезервировано стояночное место и  на какое время. Пропишите в договоре пути прокладки силового кабеля. Более подробно смотрите мою статью по электробезопасности.

Договор с Артистом.

     В разделе, где обычно следуют ваши обязательства по выполнению технического райдера укажите, что не исключаются замены в составе необходимого артисту оборудования, что эти возможные замены не ухудшат качества.

Прописывайте на бумаге все возможные замены по пунктам (самый постой способ, попросить прокатчика написать напротив требуемого прибора его аналоги и попросить подписать все это директора артиста). Телефонных согласований иногда не достаточно для доказательства, что ваш подрядчик выполнил райдер.

Пропишите время начала саундчека и его длительность. Напишите, что в случае опоздания группы на саундчек (особенно, когда много коллективов) время на саундчек сокращается пропорционально опозданию.

Напишите в договоре, что в случае невозможности присутствовать на саундчеке, ответственность за качество звучания целиком ложится на группу. Пишите это смело, если твердо уверены в профессионализме вашего подрядчика.

Прописывайте необходимость присутствия с группой собственного звукорежиссера, в противном случае не удивляйтесь, что прокатчики намекнут вам на увеличение гонорара своему звукорежиссеру. Помните, что выступление группы и ее настройка чужим звукооператором вещь вкусовая и зависит от культурного уровня группы. Отсутствует свой звуковик, вы должны быть готовы к ропоту артистов…Естественно, речь не идет о группах, поющих под фанеру. Речь только о группах со сложным техническим райдером.

Договор с подрядчиком на техническое обеспечение мероприятия. Помимо стоимости услуги —

Прописываете, что прокатчик берет на себя (описание действий прокатчика)

Прописываете что привозит подрядчик на мероприятие (список оборудования в приложении)

Фиксируете время технической готовности подрядчика к мероприятию (обычно это время начала саундчека), время его заезда на площадку, время на выгрузку и разнос оборудования на площадке, — это позволит избежать сутолоки у грузовых ворот, ведь завозится не только оборудование прокатчика.

С незнакомыми подрядчиками прописывайте пункт о том, что прокатчик обязуется привезти, разгрузить, настроить оборудование, безопасно на нем отработать, демонтироваться и вывезти оборудование с площадки.

В случае, если предполагается длительная  репетиция мероприятия, напишите об этом в договоре и осметьте отдельным пунктом.

Не удивляйтесь, если прокатчик попросит вас внести пункт о возможных заменах прокатного оборудования без ухудшения его качества. Это нормальная практика.

Договор с заказчиком 

Договор с заказчиком  должен выглядеть как концентрированная выжимка из договоров предыдущих. Если заказчик настаивает на срочном подписании договора, подпишите с ним договор о намерениях, с указанием, что основной договор на оказание услуг будет подписан после согласования всех технических и организационных вопросов. Особое место в договоре отведите предупредительным пунктам (вы предупреждаете, что оборудование площадки отвечает не всем требованиям, что электромощностей местной сети может не хватить, что вы рекомендуете использовать внешний генератор, что кабели рекомендуете прокладывать по–другому…Короче, все, о чем вы предупреждаете заказчика). Естественно, пропишите ответственность заказчика в случае возникновения конфликтной ситуации. Вариантов возможных претензий так много, что описывать часть из них не имеет смысла. Совет один, — если ваш прокатчик вас о чем-то «техническом» предупреждает, к этому стоит прислушаться или хотя бы проанализировать…Даже, если многое по разным причинам и не удастся вставить в договор…Научитесь слышать друг друга и у вас все получится…